【财税知识】热点!公司印章管理的17个核心问题
2021-11-13 09:19:24
1.腾讯VS老干妈,第一波假公章惹的祸!腾讯状告老干妈!6月30日,中国裁判文书网发布广东省深圳市南山区人民法院民事裁定书,同意原告腾讯要求查封、冻结被告老干妈公司价值1624.06万元的财产。 原因是腾讯与老干妈公司签订了《联合营销惠州协议》,腾讯将资源投入老干妈油辣椒系列的推广。 据腾讯称,腾讯已按合同履行了相关义务,但老干妈并未按合同付款。 腾讯经多次催款仍未收到任何款项,不得不依法起诉。 第二波!老干妈否认并报警。 老干妈回应:从来没有惠州,没有广告,没有合同。 然后直接报警,说:腾讯可能被骗了。 第三波!7月1日中午,越秀区警方公布真相!3人伪造老干妈印章,与腾讯签约!7月1日,越秀区公安双龙分局通报,3人伪造老干妈公司印章,冒充公司市场部经理与腾讯签订惠州协议。目前,已有3人被拘留。 二、公章的灾难,其实不止一个案子,因为公章,引来了灾难。 不止一个案例。 今年年初,当当网创始人李国庆带人进入当当网办公区“抢”了几十枚公章和财务章。当当报警,宣布公章、财务章、财务部门章作废。 后来,李国庆还发声:不“抢”!我先不说了。用一章告诉我!3.为什么公章这么吸引人?首先,一个公司刚成立的时候,一般需要全套的章节。 印章齐全共5枚:公章、合同章、发票章、财务章、法人章。 除法人章外,其他四章需按有关规定向工商、公安、开户或预留银行备案盖章。 这些印章功能不同,但都代表公司的意志,具有特定的法律效力。因此,了解每一枚印章的功能,加强对它的保护是非常重要的。 一、公司印章管理的十七个核心问题公司印章有哪些类型,用途是什么?公司印章主要分为五种:(1)公章,用于处理公司对外事务,工商、税务、银行等对外事务需要盖章。 (2)财务专用章,用于签发公司票据,签发支票时需要盖章,通常称为银行印章。 (3)合同专用章顾名思义,通常需要在公司签订合同时加盖。 (4)法定代表人印章,用于特定用途,公司开具票据时也要加盖,通常称为银行小印章。 (5)发票专用章,公司开具发票时需要盖章。 二、刻制公司印章有哪些程序和手续?一般来说,企业需要带税务登记证复印件、营业执照复印件、法人身份证复印件,先去公安局登记。公安局出具证明后,会到指定地点刻制印章。一般需要提供上述材料的原件和复印件。 3.印章被盗、被抢或丢失怎么办?印章被盗(抢)的,企业对使用印章产生的纠纷不承担责任。 首先,由于公章已经在公安机关备案,法定代表人应携带身份证原件及复印件、营业执照原件及复印件到遗失地辖区派出所报案,领取报案证明。 第二步是让公众知道丢失的公章无效。因此,公章丢失后的第二步是持举报证明原件及复印件和工商营业执照原件及复印件在市级以上的日常公开报刊上,声明公章无效。 报纸将于第二天出版。 你可以在哪家报纸上向当地工商局索要声明?每个地方都有不同的规定。 这里需要提醒的是,大多数报纸会要求公司所有股东到场,并签署同意刊登该报的声明,才允许刊登,这也为很多公司丢失公章重新发行设置了一定的障碍。 第三步,持以下证件到公安局公安部门申请新的备案印章:《营业执照》复印件2份,法定代表人身份证复印件2份,企业出具的印章证明复印件1份,法人授权书复印件1份,全体股东身份证复印件1份, 工商行政管理局印制的股东证书或股东名册复印件1份,派出所报案回执和报纸公告复印件1份。 第四步,注册新印章后,可以在公安局公安部门的指导下刻制新印章。新的密封需要与之前丢失的密封不同,或者略有不同。 最后一步就是拿着上面的材料去印章店刻一个新的印章。 4.股东持有公章使公司经营陷入僵局。其他股东可以重写公章吗?在股东之间,或者董事长与总经理之间因内部管理纠纷引发的印章争夺战中,公安机关一般不记录印章的遗失情况,即很难获得印章的重刻,即使印章重刻,公司仍然会面临两枚印章具有同等法律效力的情况。 5.不同印章在法律效力上有区别吗?严格意义上的法律效力大小没有区别,印章只要符合法律规定的印章要求,意义真实,即为有效。 然而,由于印章的使用范围不同,人们认为印章是有效的。 公章是所有印章中使用最广泛的法人权利象征。在现行立法和司法实践中,审查其是否加盖法人公章已成为判断民事活动是否成立和有效的重要标准。 除非法律有特别规定(如发票的盖章),公章可以代表法人的意志,合同等法律文书可以签订,具有较高的法律效力。所有以公司名义寄送的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司资料均可使用公章。 6.公章可以代替合同专用章吗?能 在签订合同、协议时,公章与合同专用章具有同等法律效力。 《最高人民法院关于审理经济纠纷案件涉嫌经济犯罪若干问题的规定》第四条将公章与合同专用章并列使用,足以说明公章与合同专用章在签订合同时具有同等效力。 七、什么情况下不能使用电子印章?除法律法规不适用的电子文件外,可以同意使用电子印章。 电子印章不适用于:(1)涉及婚姻、收养、继承等个人关系。;(二)涉及土地、房屋等不动产权益转让的;(三)停止供水、供热、供气、供电等公用事业;(四)法律、行政法规规定不适用电子文件的其他情形。 八、合同未加盖有效公章但经法定代表人签字的,合同是否有效?生效,除非约定合同生效时要签字盖章。 《合同法》第三十二条规定:“当事人采用合同形式订立合同的,自双方签字或者盖章时合同成立。 由于法定代表人以公司名义从事民事活动时代表公司,只有法定代表人签字才能使合同生效。 同理,虽然没有公章,但如果签订合同的人是公司授权的,合同同样有效。 9.公章借给他人使用,他人私下签订的担保合同是否有效?有效的 公司印章作为独立的企业法人,是其对外活动的有形代表和法律凭证。经公司授权后,公司负责人或其他管理人员仅为印章的临时持有人和保管人。因行使公司印章而产生的权利和义务应由公司承担,而不是由持有人或保管人承担。 公司自愿将其印章出借给他人使用的,视为公司授权他人使用,由此产生的权利义务由公司承担。 因此,公章出借给他人后私下签订的担保合同有效,公司需要承担担保责任。 X.合同上加盖分公司印章是否有效?分公司虽然不具有独立法人地位,但也领取营业执照,可以成为民事诉讼的被告。因此,如果在合同上加盖分公司印章,一般认定合同有效,相关民事责任由总公司承担。 XI。公司在经营过程中会遇到哪些印章方面的风险?公司印章常见的风险有:(1)他人使用假印章;(二)其他使用扫描打印印章的;(3)对方使用内部部门印章未备案、未资质的;(4)使用带有数字符号的印章;(5)同时使用多个密封件。 由于上述风险较高,公司和企业应提高警惕,做好交易审查工作。 比如可以通过要求对方提供公司局的刻章许可或者委托律师调查对方印章的记录,仔细查看是否有公章正常让东莞注册贸易公司使用的油印等印痕,拒绝对方不规范使用印章等方式来检查印章的真实性。 十二.公司更名后,使用了新的印章。加盖公章的合同对公司是否仍然有效?有效的 企业名称变更不影响被变更公司的债务,加盖原企业名称印章的文件对被变更公司仍具有法律效力。因此,原企业名称印章应妥善保管,并可指定保管人。必要时可将印章销毁登记备案,减少法律风险。 十三.如何鉴别印章的真伪?(1)看字体。 根据前述规定,印章必须是宋体。如果对方盖章的印章不是宋体,应该是假印章。 (2)看颜色。 由于质量和强度的原因,真正的官印颜色往往不均匀,而电脑制作的印章颜色一致,更加生动。 (3)看形状,包括单词的形状和周围圆圈的形状。 首先,无论是圆形还是椭圆形印章,虽然字不横不竖,但单看每个字都是规则的长方形,不能扭曲,或者是上胖下瘦看起来是梯形。 其次,看印章周围圆圈的形状。这个圆有一定的宽度,如果仔细看边缘(包括印章上文字的边缘),不可能很光滑。经常会出现一些小缝隙、小棱角或者小空白色,这也是上墨和烫印过程中油墨密度和烫印强度不一致造成的。 电脑直接做出来的印章就没有这样的问题,完美的也只能说是赝品。 (4)看角度。 虽然大多数人都想正确盖章,但总会有一点偏差,尤其是圆形印章更难把握。 但是用电脑制作印章时,默认必须是100%正。 (5)看位置。 看公章是在协议的空白色部分还是在正文上。 一般来说,真正的印章是盖在公司名称上的,而粗制滥造的假印章喜欢盖在空白色上,因为假印章是电脑制作的,如果盖在文字上,会挡住后面的文字。 不过,为了看起来更真实,生产水平更高的假印章也会被盖在字样上。这时,你需要仔细看印章上的字和纸上印的字重合的地方。如果真印章重叠,后面的字还是可以通过墨迹显示出来;电脑做的假印章会完全挡住下面的字。 14.企业印章管理存在的主要问题有哪些?(1)刻章业务流程不清晰,没有审批程序。只要业务需要,领导或部门可以随意刻章。刻制后不出具正式开业证明,也不规定印章的使用范围和时间。 (二)印章刻制未在公安部门指定的单位进行,也未在公安机关备案的。随便找个单位刻制公章,刻制后使用,为以后印章的使用风险埋下了隐患。 (3)个别企业无印章管理规章制度,印章使用未经严格审批。 印章管理人员对使用的印章材料不严格审核,甚至打印在空白色介绍信或空白纸上。 印章的保管人让印章离开他的视线,或者让其他人在没有监督人的情况下将印章带出,因为他没有时间让其他人为他盖章。 (4)个别企业没有统一印章使用台账,用一页纸请示。请求完成后,领导打印审批的签字单由经理室保管,时间长了容易丢失,无法追溯。 个别单位虽然有统一的打印台帐,但在签材料时,并没有把要打印的项目和要打印的人登记在领导直接上报的文件上。未来与此类文件相关的问题无法追溯,造成法律风险。 (5)个别企业的印章保管制度不完善,没有专人保管。印章丢失或被盗,不会及时上报,也不会主动在报纸上宣布作废,留下潜在的印刷风险。 (6)个别企业为了追求利润,允许不合格企业挂靠施工,有的情况下甚至允许挂靠单位使用公司印章。一旦挂靠单位出现问题,企业将承担相应的责任。 (7)个别企业不重视项目部印章的管理,没有意识到项目部印章对企业的重要性。项目部印章管理不规范,项目部印章申请范围和申请审批程序没有限制,项目部印章使用台账没有建立,形成了项目部印章管理的空白色,给企业带来较大的法律风险。 (8)个别企业印章造假后,未能采取正确措施,任由风险发生,给企业带来了不可挽回的损失。 (9)下属单位、部门、项目部被撤销关闭后,个别企业未能及时收回、销毁这些单位的印章,造成印章丢失,存在潜在的法律风险。 15.公司印章保管应采取哪些措施?一是建立日常保管制度:(1)公司印章采用分级保管制度,各类印章由各岗位专人按职权收集保管;(2)印章必须由专人妥善保管,不得擅自委托他人保管,并在其岗位职责中予以明确;(3)公章应妥善保管,注意安全,防止损坏、丢失和被盗。 其次,明确了保管人的责任:(1)印章保管人必须妥善保管印章,不得丢失。 如有遗失,必须及时向公司办公室报告;(2)印章必须严格按照公司印章使用规定使用,未经规定程序不得使用;(3)使用中,保管人对文件的签署和印章使用表进行审核,同意的予以打印,拒绝的予以退回;(4)检查印章的使用是否与密封文件的内容一致,如果不一致,则不予密封;(5)印章使用违规,给公司造成损失的,由公司对违规者进行处罚,造成严重损失或情节严重的,移交有关部门处理。 16.专人管理公章需要注意什么?人事管理是指公司安排专门部门或专职人员对公章的使用、印制、登记等进行管理,可通过制定公司相应的内部制度进行完善。 目前小企业的公章一般由法定代表人控制。如果法定代表人是公司股东,一般更有保障。虽然作为法定代表人的股东和公司本身不一样,但在风险防控方面,由于公司和股东的利益原则上是一致的,所以加盖法定代表人公章会更为审慎。 当公章被特殊人员使用不当时,便于追溯公司内部责任。同时,公章负责人建议仅限于行政职能部门或行政人员,避免公章管理人与销售或采购负责人具有同等地位,因为后者在境外从事经营活动,使得权利行使不透明,难以监控其使用印章的合法性或合理性。 17.公司印章的使用和管理应采取哪些措施?(1)企业建立岗位法律风险防控体系,印章管理岗位人员签订法律风险岗位承诺书,明确印章管理岗位法律风险防控责任;同时,要加强对印章管理人员的法律风险防范教育,使其认识到印章对企业管理的重要意义,不断提高印章管理技能和法律风险防范意识。 (2)企业制定印章管理规定,指定印章归口管理部门,明确企业各部门印章管理职责,明确印章刻制和使用的业务流程,做到有章可循、有章可循。 (3)企业新注册单位取得营业执照后,直接到行政服务中心公安机关刻制印章并备案。 企业临时刻制印章,包括项目部印章,必须由印章管理部门统一提出,经法务部、专业部审核,报公司主要领导批准。 经批准后,印章管理部门应当在公安机关指定的单位统一刻制和记录。 印章交付使用前,由印章管理部门出具印章启用文件,未启用的印章不能使用。 (四)企业应当建立统一的印章使用台帐,制定印章使用申请表。 申请印章的单位必须按印章管理规定履行审批手续,并经主管部门和企业领导批准。 印章使用人经企业领导批准后,填写统一的登记表进行打印,企业文员对需要打印的文件进行认真审核,核对打印内容和次数是否与申请一致后,方可在相关文件上打印。 打印时必须由印章保管人本人打印,其他任何人不得代为打印。同时,不得让印章离开印章保管人的视线。 (5)印章保管人必须加强印章保管。未经企业主要领导批准,不得携带印章外出。特殊情况下需要执行的,必须指定一名监督陪同。 印章丢失必须第一时间向公安机关报案,并取得报案证明。同时,损失声明应在当地或项目当地报纸上公布。 (6)禁止在空白色文件上加盖公章,如空白色介绍信、空白皮书、空白色文件。 如遇特殊情况,须经总经理批准,公章使用人应在《公章使用登记表》中明确文件数量,文件内容落实后,再进行审批登记。 公章使用人因故不再使用预印空白色文件资料的,应当将文件资料交回行政部(或办公室)并办理登记手续。 在使用预印空白色文件资料的过程中,公章使用人应承担相应的工作责任。 (7)企业必须定期检查印章的使用情况。 企业印章管理部门应当按照印章管理规定,组织法制、监察部门对所属单位印章使用情况进行检查,发现问题及时采取相应措施。 (8)企业应加强对项目部、部门印章的使用管理,限制其使用和使用审批程序,严格遵循公司行政公章的使用程序,要求各级印章保管和使用单位。 项目部印章和部门印章应严格限制使用范围。不得用于与外界签订合同,不得用于对外承诺、证明等材料。如有必要,应告知业主、原材料供应商和其他利益相关方使用权限。 项目部、企业部指定印章印章和保管员,建立使用台账,绝不允许分包单位使用项目部印章。 (9)企业部门变更或撤销后,印章统一管理部门必须收集部门印章和印章记录;挂靠分行注销后,分行所有印章及印章记录,包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人姓名等。,必须在办理工商注销手续后收缴;项目部关闭后,项目部的印章和印章记录必须全部上交企业印章管理部门。 企业印章管理部门应当会同法制部门统一销毁收集的印章,印章管理部门应当按照档案管理规定将封存记录归档。 (10)伪造公司或项目部印章的,企业印章管理部门应及时将有关情况告知法律管理部门,法律管理部门应依法解决。 基本做法是:一是及时向公安机关报案,追究制假者的法律责任;其次,在相关报纸上发布澄清声明,及时告知潜在客户;最后,及时通知假冒合同相对人,陈述相关事实,解除相关合同。如果对方不配合,及时向当地法院申请,通过法律途径确定合同无效,并解除相关合同。
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